Kaum eine Buchführung erfolgt ohne elektronische Aufzeichnungssysteme. Gerade im Rahmen zunehmender Digitalisierung gewinnen solche an Bedeutung. Dies führt dazu, dass die Verfahrensdokumentation an Bedeutung gewinnt und als Pflichtbestandteil einer Buchführung betrachtet werden sollte.

Bei fehlender Verfahrensdokumentation drohen in vielen Fällen Hinzuschätzungen seitens der Betriebsprüfer.
Zudem ergingen in jüngster Zeit einige BFH-Urteile wegen fehlender Verfahrensdokumentation gegen den Steuerpflichtigen, so dass die Betriebsprüfer die Verfahrensdokumentation immer öfter anfordern.

Was ist Sinn und Zweck der Verfahrensdokumentation?

Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln. Die Aufzeichnungen müssen zudem nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar sein.

Die Verfahrensdokumentation ist die Basis, um den Betriebsprüfer den notwendigen Überblick über die eingerichteten und praktizierten Verfahrensabläufe zu verschaffen. Sie gehört zu den sonstigen Organisationsunterlagen gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und ist für Prüfungszwecke 10 Jahre aufzubewahren.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut und welches sind die wesentlichen Inhalte der Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Fälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Der Umfang der Dokumentation richtet sich nach der Komplexität der betrieblichen Abläufe und der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme.

Verantwortlich für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist lt. Auffassung der Finanzverwaltung allein der Unternehmer.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation.

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